企业研发费用归集的标准流程，核心是 “立项→核算→归集→核查→归档” 的闭环，全程贴合高企认定要求，确保费用真实、分类清晰、数据可追溯，具体步骤如下：

一、前置准备：研发项目立项（归集的前提）

1. 企业研发部门提交《研发项目立项申请书》，明确项目名称、研发内容、创新点、起止时间、参与人员、预算金额等核心信息。

2. 内部审批通过后，形成正式立项文件（如立项批复、项目任务书），作为费用归集的核心依据，避免 “无项目归集费用”。

3. 财务部门同步建立项目核算档案，将立项信息录入财务系统，为后续按项目归集费用铺路。

二、费用发生：实时标注研发属性

1. 研发相关支出发生时，业务部门需在原始凭证上明确 “研发用途”：

• 采购研发用材料 / 设备，发票备注 “研发专用”，领料单由研发项目负责人签字确认。

• 研发人员工资发放时，工资表单独标注 “研发岗位”，社保缴费凭证按人员归属拆分至对应项目。

• 外聘研发人员、专家咨询等，需签订专项合同，明确服务内容为研发相关。

2. 共用资产（如通用设备、办公场地）产生的费用，由研发部门提供使用记录（如使用时间、工作量），作为后续分摊依据。

三、财务核算：按 “项目 - 类别” 分级记账

1. 财务部门按高企认定 8 大类费用，在财务系统中设置 “研发支出” 一级科目，下设二级分类科目（人员人工、直接投入等），再按单个研发项目设三级科目，形成 “一级科目 - 二级类别 - 三级项目” 的核算体系。

2. 逐笔录入研发相关支出，确保每笔费用都对应 “具体项目 + 明确类别”，比如 “研发支出 - 直接投入 - XX 智能设备研发项目”。

3. 对特殊费用按规则核算：

• 委托外部研发费用，按实际发生额的 80% 计入对应项目。

• 共用资产费用，按预设分摊标准（如使用时间比例）计算后，计入相关研发项目。

• 其他相关费用单独统计，实时监控占比不超过研发总费用的 20%。

四、明细归集：建立研发费用辅助账

1. 财务部门按月整理研发费用明细，编制《研发费用辅助账》，核心记录 “项目名称、费用类别、发生日期、金额、凭证号、附件清单、备注（如分摊依据）”。

2. 辅助账需与财务系统账簿、原始凭证一一对应，确保每笔费用都可追溯，比如通过凭证号能快速查到对应的发票、领料单等。

3. 每月核对辅助账与立项项目，删除与研发无关的支出，调整分摊比例不合理的费用。

五、核查校验：确保数据合规一致

1. 月度核查：重点核对各项目费用类别是否准确、其他费用占比是否超标、委托外部费用是否按比例归集。

2. 季度校验：对比财务报表、纳税申报表中的研发费用数据，与辅助账保持一致，若有差异（如分摊调整），附书面说明。

3. 年度核查：结合高企认定要求，全面排查 “研发 vs 非研发” 费用界限、境内研发费用占比（≥60%）、数据逻辑矛盾等问题，确保符合认定标准。

六、归档留存：形成完整证据链

1. 归集完成后，将相关资料分类归档，包括立项文件、原始凭证（发票、领料单等）、辅助账、分摊计算表、核查报告、专项审计报告等。

2. 电子档与纸质档同步留存，保存期限不少于 6 年，以备高企认定后续抽查。